Polityka prywatności serwisu internetowego kacdoktor.pl i usług świadczonych przez KACDOKTOR Sp. z o.o.
§ 1. Administrator danych
1.1. Administratorem danych osobowych jest KACDOKTOR Sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Krochmalnej 32A/U2, 00-864 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000744112, NIP: 1132980622, REGON: 380968218, o kapitale zakładowym w wysokości 10 000,00 PLN, zwana dalej „KacDoktor” albo „Administratorem”.
1.2. KacDoktor jest podmiotem wykonującym działalność leczniczą, wpisanym do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą (RPWDL) pod numerem księgi 000000209458.
1.3. Administrator informuje, że nie powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zadania związane z ochroną danych osobowych wykonuje bezpośrednio Administrator.
1.4. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się:
b) pisemnie na adres siedziby Administratora: ul. Krochmalna 32A/U2, 00-864 Warszawa.
§ 2. Zakres danych i źródła ich pochodzenia
2.1. W zależności od sposobu korzystania z serwisu kacdoktor.pl, zwanego dalej „Serwisem”, oraz usług KacDoktor możemy przetwarzać:
a) dane identyfikacyjne, takie jak imię i nazwisko, data urodzenia, płeć, numer PESEL albo dane dokumentu tożsamości oraz – jeżeli ma to zastosowanie – dane przedstawiciela ustawowego;
b) dane kontaktowe i adresowe, w szczególności numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania, adres korespondencyjny albo adres udzielenia świadczenia;
c) dane dotyczące zdrowia, w szczególności informacje o stanie zdrowia, objawach, dolegliwościach, przyjmowanych lekach lub substancjach, historii medycznej oraz innych okolicznościach istotnych dla oceny stanu pacjenta i udzielenia świadczenia;
d) informacje o umówionej i wykonanej usłudze, dokumentacji medycznej, płatnościach, fakturach, reklamacjach i roszczeniach;
e) informacje przekazane w formularzu, korespondencji, rozmowie telefonicznej albo innym kontakcie z KacDoktor; nie oznacza to, że rozmowy telefoniczne są nagrywane;
f) w przypadku newslettera – adres e-mail, imię i nazwisko, jeżeli zostało podane, informacje o wyrażeniu i wycofaniu zgody oraz, jeżeli odpowiednia funkcja jest aktywna, dane o wysłaniu, otwarciu lub kliknięciu w wiadomość;
g) dane techniczne i dane o korzystaniu z Serwisu, takie jak adres IP, data i czas połączenia, informacje o urządzeniu, systemie i przeglądarce, odwiedzane strony, adres strony odsyłającej, identyfikatory internetowe, zdarzenia związane z korzystaniem z Serwisu oraz informacje o błędach.
2.2. Dane otrzymujemy:
a) bezpośrednio od osoby, której dotyczą;
b) automatycznie z urządzenia używanego do korzystania z Serwisu;
c) w związku z usługami medycznymi – od osoby zapisującej pacjenta na wizytę, przedstawiciela ustawowego, osoby działającej w imieniu pacjenta albo innego podmiotu leczniczego, jeżeli przekazanie danych jest związane z planowanym lub udzielanym świadczeniem zdrowotnym.
2.3. Jeżeli inna osoba zapisuje pacjenta na wizytę, możemy przetwarzać również jej dane kontaktowe w zakresie niezbędnym do obsługi zgłoszenia i ustalenia szczegółów wizyty. Danych otrzymanych od innych osób nie wykorzystujemy do zapisywania pacjenta do newslettera ani do kierowania do niego informacji marketingowych.
2.4. Jeżeli otrzymaliśmy dane pacjenta od osoby trzeciej, obowiązek informacyjny z art. 14 RODO realizowany jest w rozsądnym terminie po uzyskaniu danych (najpóźniej w ciągu miesiąca) lub przy pierwszej komunikacji z pacjentem, chyba że zgodnie z przepisami RODO obowiązek ten nie ma zastosowania.
§ 3. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania
3.1. Działanie i bezpieczeństwo Serwisu
a) Cel i zakres: Dane techniczne przetwarzamy w celu wyświetlania Serwisu, zapewnienia jego prawidłowego i bezpiecznego działania, diagnozowania błędów oraz zapobiegania nadużyciom.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu, ochronie i prawidłowej administracji Serwisem.
c) Okres przechowywania: Dane są przechowywane przez czas potrzebny do zapewnienia działania i bezpieczeństwa Serwisu oraz wyjaśnienia ewentualnych błędów lub incydentów. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń mogą być przechowywane do upływu właściwego terminu przedawnienia.
3.2. Kontakt i umawianie wizyty
a) Cel i zakres: Dane przetwarzamy w celu udzielenia odpowiedzi na pytanie, oddzwonienia, przekazania informacji o usługach, umówienia, zmiany albo odwołania wizyty, oceny możliwości i warunków udzielenia świadczenia oraz skierowania personelu medycznego pod właściwy adres.
b) Podstawa prawna: Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania umowy, oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w przypadku pozostałej komunikacji albo zgłoszenia dokonywanego przez inną osobę w imieniu pacjenta (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest obsługa zapytania i organizacja kontaktu z pacjentem). Jeżeli w związku z umawianiem wizyty przetwarzamy dane dotyczące zdrowia, podstawą jest także art. 9 ust. 2 lit. h RODO, ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do udzielenia lub organizacji świadczenia zdrowotnego.
c) Okres przechowywania: Dane przechowujemy do zakończenia kontaktu albo sprawy. Jeżeli dochodzi do udzielenia świadczenia lub powstania dokumentacji medycznej, dane są dalej przechowywane na zasadach właściwych dla świadczeń zdrowotnych i dokumentacji medycznej. Dane mogą być przechowywane dłużej, jeżeli jest to niezbędne do rozpatrzenia reklamacji albo ochrony roszczeń.
3.3. Świadczenia zdrowotne i dokumentacja medyczna
a) Cel i zakres: Dane przetwarzamy w celu oceny stanu zdrowia pacjenta, udzielenia świadczenia zdrowotnego, zapewnienia ciągłości świadczeń, prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej oraz zarządzania udzielaniem świadczeń zdrowotnych.
b) Podstawa prawna: Podstawą przetwarzania danych zwykłych jest art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane dotyczące zdrowia przetwarzamy na podstawie art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z przepisami dotyczącymi działalności leczniczej oraz praw pacjenta, w szczególności art. 24 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Dane dotyczące zdrowia są przetwarzane przez osoby upoważnione i podlegające obowiązkowi zachowania tajemnicy.
c) Okres przechowywania: Dokumentację medyczną przechowujemy co do zasady przez 20 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Jeżeli zastosowanie znajduje jeden ze szczególnych okresów przewidzianych w art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, dokumentacja jest przechowywana przez okres określony w tym przepisie.
3.4. Umowa, płatności i obowiązki prawne
a) Cel i zakres: Dane przetwarzamy w celu wykonania i rozliczenia umowy, przyjęcia płatności, wystawienia faktury oraz wykonania obowiązków rachunkowych i podatkowych.
b) Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO.
c) Okres przechowywania: Dane związane z wykonaniem umowy przechowujemy przez czas jej realizacji, a dokumentację księgową i podatkową – przez okres wymagany przepisami prawa, co do zasady przez 5 lat liczonych zgodnie z właściwymi przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
3.5. Reklamacje i roszczenia
a) Cel i zakres: Dane przetwarzamy w celu rozpatrywania reklamacji oraz ustalania, dochodzenia i obrony roszczeń.
b) Podstawa prawna: Podstawą przetwarzania jest, zależnie od rodzaju sprawy, art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO (prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw oraz wykazanie prawidłowości udzielonego świadczenia lub wykonanej usługi). Jeżeli reklamacja albo roszczenie obejmuje dane dotyczące zdrowia, podstawą ich przetwarzania jest również art. 9 ust. 2 lit. f lub h RODO.
c) Okres przechowywania: Dane przechowujemy do zakończenia sprawy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia. Dla wielu roszczeń związanych z działalnością gospodarczą okres ten wynosi 3 lata, jednak zależnie od rodzaju roszczenia albo wszczęcia postępowania może obowiązywać inny okres.
3.6. Newsletter
a) Cel i zakres: Dane przetwarzamy w celu wysyłania newslettera oraz – jeżeli wykorzystywane są odpowiednie funkcje – sporządzania podstawowych statystyk dotyczących jego dostarczania i wykorzystania.
b) Podstawa prawna: Podstawą przetwarzania jest zgoda, czyli art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Wysyłanie informacji handlowych odbywa się po uzyskaniu zgody wymaganej przez art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.
c) Okres przechowywania: Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody albo zakończenia prowadzenia newslettera. Po wycofaniu zgody ograniczone informacje o jej udzieleniu i wycofaniu mogą być przechowywane przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości działania Administratora, zapobieżenia dalszej wysyłce oraz ochrony przed roszczeniami.
3.7. Analityka i pomiar skuteczności reklam
a) Cel i zakres: Po uzyskaniu wymaganej zgody dane techniczne i dane o aktywności w Serwisie mogą być przetwarzane w celu tworzenia statystyk korzystania z Serwisu, ustalania źródeł wizyt i kontaktów (w tym połączeń telefonicznych), mierzenia skuteczności reklam i konwersji, wykrywania problemów z działaniem lub użytecznością Serwisu oraz ulepszania treści i funkcji Serwisu.
b) Podstawa prawna: Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Zapisywanie informacji w urządzeniu użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do informacji już w nim zapisanych odbywa się zgodnie z art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Jeżeli informacje o korzystaniu z Serwisu mogłyby w konkretnym przypadku ujawniać zainteresowanie określonym świadczeniem zdrowotnym i przez to stanowić dane dotyczące zdrowia, ich przetwarzanie wymaga również wyraźnej zgody na podstawie art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
c) Okres przechowywania: Dane są przetwarzane do czasu wycofania zgody albo przez okres wynikający z ustawień poszczególnych technologii. Szczegółowe informacje o tych okresach znajdują się w Polityce plików cookies.
§ 4. Dobrowolność i obowiązek podania danych
4.1. Podanie danych podczas kontaktu i umawiania wizyty jest dobrowolne, ale brak danych niezbędnych do obsługi zgłoszenia może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi, umówienie wizyty albo wykonanie usługi.
4.2. Podanie danych wymaganych do prowadzenia dokumentacji medycznej jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa. Brak danych potrzebnych do oceny stanu zdrowia lub bezpiecznego udzielenia świadczenia może spowodować, że świadczenie nie będzie mogło zostać udzielone.
4.3. Podanie danych wymaganych do wystawienia faktury jest konieczne, jeżeli pacjent żąda jej wystawienia.
4.4. Zapis do newslettera oraz zgoda na opcjonalne technologie analityczne i reklamowe są dobrowolne. Odmowa albo wycofanie zgody nie uniemożliwia korzystania z podstawowych funkcji Serwisu ani korzystania z usług medycznych.
§ 5. Odbiorcy danych
5.1. Dostęp do danych mogą mieć osoby upoważnione przez Administratora, w tym pracownicy, współpracownicy oraz personel medyczny działający w ramach KacDoktor.
5.2. Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu:
a) dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, domen, oprogramowania, systemów obsługi pacjentów i dokumentacji medycznej, narzędzi do zarządzania Serwisem oraz pozostałych usług informatycznych;
b) dostawcom usług marketingowych, analitycznych, reklamowych, newsletterowych i automatyzacji;
c) operatorom płatności, bankom, dostawcom systemów fakturowania, biurom rachunkowym, audytorom i kancelariom prawnym;
d) operatorom pocztowym i firmom kurierskim, jeżeli jest to potrzebne do prowadzenia korespondencji albo realizacji przesyłki;
e) innym podmiotom udzielającym świadczeń zdrowotnych, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia ciągłości świadczeń albo następuje na innej podstawie przewidzianej prawem;
f) organom podatkowym, sądom, organom ścigania, Rzecznikowi Praw Pacjenta, organom nadzoru nad działalnością leczniczą i organom samorządów zawodów medycznych – jeżeli są uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa.
5.3. Dostawcy usług mogą działać jako podmioty przetwarzające dane na polecenie Administratora albo jako samodzielni administratorzy – zależnie od charakteru świadczonej usługi i obowiązujących przepisów. W Polityce wskazujemy kategorie podmiotów przetwarzających dane na nasze polecenie. Podmioty, które w związku z narzędziami używanymi w Serwisie występują jako współadministratorzy albo samodzielni administratorzy, zostały wskazane z nazwy w § 6.
§ 6. Google i Meta
6.1. Meta Pixel
6.1.1. Po uzyskaniu wymaganej zgody możemy korzystać z Meta Pixel i innych narzędzi Meta Business Tools dostarczanych przez Meta Platforms Ireland Limited z siedzibą przy Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irlandia, zwaną dalej „Meta Ireland”.
6.1.2. Narzędzia te służą do pomiaru skuteczności reklam, przypisywania konwersji oraz tworzenia raportów i statystyk. Nie wykorzystujemy ich do tworzenia własnych grup remarketingowych na podstawie zainteresowania użytkownika określonym świadczeniem zdrowotnym.
6.1.3. W odniesieniu do zbierania danych o zdarzeniach w Serwisie za pomocą Meta Business Tools oraz przekazywania ich Meta Ireland KacDoktor i Meta Ireland są współadministratorami zgodnie z art. 26 RODO. Współadministrowanie obejmuje wyłącznie zbieranie i przekazywanie danych. Nie obejmuje późniejszego przetwarzania danych przez Meta Ireland, która w tym zakresie działa jako samodzielny administrator.
6.1.4. KacDoktor odpowiada w szczególności za zapewnienie podstawy prawnej korzystania z narzędzia, uzyskanie wymaganej zgody oraz przekazanie informacji o przetwarzaniu. Meta Ireland odpowiada za realizację obowiązków określonych w uzgodnieniu dotyczącym współadministracji, w tym za umożliwienie wykonywania praw w odniesieniu do danych przechowywanych przez Meta Ireland.
6.1.5. Istota uzgodnienia dotyczącego współadministrowania jest dostępna w Dodatku Meta dotyczącym administratorów. Informacje o późniejszym przetwarzaniu danych przez Meta Ireland oraz sposobach wykonywania wobec niej praw znajdują się w Polityce prywatności Meta pod adresem: https://www.facebook.com/privacy/policy/.
6.2. Google Analytics i Google Ads
6.2.1. Po uzyskaniu wymaganej zgody możemy korzystać z Google Analytics 4 oraz narzędzi pomiarowych Google Ads, w tym technologii pomiaru konwersji i skuteczności połączeń telefonicznych. Usługi te są dostarczane przez Google Ireland Limited z siedzibą przy Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia, zwaną dalej „Google”.
6.2.2. Google Analytics służy do tworzenia statystyk, analizowania korzystania z Serwisu, ustalania źródeł wizyt i konwersji oraz ulepszania Serwisu. W standardowym zakresie, w którym Google przetwarza dane zgodnie z udokumentowanymi poleceniami KacDoktor, Google działa jako podmiot przetwarzający.
6.2.3. Jeżeli w ustawieniach Google Analytics włączone zostanie udostępnianie danych Google na potrzeby produktów i usług Google, Google może przetwarzać udostępnione dane jako samodzielny administrator.
6.2.4. W przypadku usług Google Ads, dla których zastosowanie mają warunki dotyczące relacji między administratorami, KacDoktor i Google działają jako odrębni administratorzy i samodzielnie odpowiadają za własne operacje przetwarzania. Nie oznacza to współadministrowania przez KacDoktor i Google.
6.2.5. Informacje o sposobie wykorzystywania przez Google danych pochodzących ze stron korzystających z jego usług znajdują się na stronie „Jak Google wykorzystuje dane z witryn i aplikacji”. Informacje o przetwarzaniu danych przez Google jako samodzielnego administratora znajdują się w Polityce prywatności Google pod adresem: https://policies.google.com/privacy.
6.3. Zakres danych przekazywanych narzędziom
6.3.1. Narzędzia Meta i Google mogą otrzymywać dane techniczne i dane o aktywności, takie jak adres IP, identyfikatory internetowe, informacje o przeglądarce i urządzeniu, data i czas zdarzenia oraz informacje o wyświetleniach, kliknięciach lub konwersjach.
6.3.2. Do narzędzi analitycznych i reklamowych nie przekazujemy:
a) imienia i nazwiska, numeru telefonu ani adresu e-mail pacjenta;
b) adresu udzielenia świadczenia;
c) treści formularzy, korespondencji ani informacji przekazywanych podczas rozmowy;
d) dokumentacji medycznej;
e) informacji o objawach, stanie zdrowia, przyjmowanych lekach lub substancjach;
f) numeru PESEL ani danych dokumentu tożsamości.
6.3.3. Narzędzia analityczne i reklamowe nie powinny być uruchamiane na stronach lub etapach obsługi pacjenta, na których mogłyby uzyskać dostęp do treści formularza, danych pacjenta albo dokumentacji medycznej.
§ 7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
7.1. W związku z korzystaniem z usług informatycznych, newsletterowych, automatyzacji, analitycznych, reklamowych lub marketingowych dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy albo może dochodzić do dostępu do danych z takich państw.
7.2. Przekazanie danych następuje wyłącznie na podstawie mechanizmu przewidzianego w rozdziale V RODO, w szczególności:
a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym – wobec organizacji objętych tym mechanizmem – decyzji dotyczącej Ram ochrony danych UE–USA;
b) standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską, uzupełnionych w razie potrzeby dodatkowymi zabezpieczeniami;
c) innego mechanizmu dopuszczonego przez RODO.
§ 8. Pliki cookies i odnośniki zewnętrzne
8.1. Serwis używa plików cookies i podobnych technologii:
a) niezbędnych do działania i bezpieczeństwa Serwisu;
b) analitycznych i reklamowych, uruchamianych po uzyskaniu zgody użytkownika.
8.2. Zgoda nie jest wymagana w przypadku technologii koniecznych do wykonania transmisji komunikatu elektronicznego albo dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika, zgodnie z art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.
8.3. Szczegółowe informacje o używanych technologiach, ich dostawcach, celach, okresach działania oraz sposobie zmiany lub wycofania zgody znajdują się w Polityce plików cookies dostępnej pod adresem: https://www.kacdoktor.pl/deklaracja-cookies.
8.4. Odnośniki zewnętrzne. Serwis może zawierać odnośniki do zewnętrznych stron internetowych lub serwisów społecznościowych. W zakresie danych zbieranych przez te podmioty obowiązują ich własne polityki prywatności. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za praktyki tych podmiotów.
§ 9. Prawa osób, których dane dotyczą
9.1. Na zasadach określonych w RODO możesz żądać:
a) dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii, a także informacji o ich przetwarzaniu, w tym – gdy ma to zastosowanie – o rzeczywistych odbiorcach danych (art. 15 RODO);
b) sprostowania albo uzupełnienia danych (art. 16 RODO);
c) usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) (art. 17 RODO);
d) ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
e) przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody albo umowy (art. 20 RODO);
f) wycofania udzielonej zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
g) wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją (art. 21 RODO);
h) wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO).
9.2. Poszczególne prawa zależą od celu i podstawy przetwarzania. W szczególności obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej, dokumentacji podatkowej lub innych danych wymaganych prawem może uniemożliwiać ich wcześniejsze usunięcie.
9.3. Aby skorzystać z praw, można napisać na adres info@kacdoktor.pl albo na adres siedziby Administratora. Jeżeli będzie to niezbędne, Administrator może poprosić o dodatkowe informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej wniosek.
9.4. Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, https://uodo.gov.pl.
§ 10. Zmiany Polityki prywatności
10.1. Polityka prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu działania Serwisu, wykorzystywanych technologii lub sposobów przetwarzania danych.
10.2. Ostatnia aktualizacja: 21 września 2026 r.
Ta strona używa ciasteczek (cookies), dzięki którym nasz serwis może działać lepiej.
Dowiedz się więcej »
